Politique de confidentialité – Les espaces Rocroy

Introduction

Les Espaces Rocroy exploite un Hôtel qui propose des Hébergement(s) et services connexes à ses clients, notamment via son Site(s) Internet www.lesespacesrocroy.fr. L’objectif ultime de nos équipes est votre satisfaction et la confiance que vous placez en nous. Dans cet esprit et dans le respect de vos attentes, nous avons adopté une politique rigoureuse de protection des données personnelles, alignée avec les exigences du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cette politique illustre notre engagement envers vous et vise à donner un aperçu général de nos pratiques en matière de protection de la vie privée.

Les traitements de données personnelles, tels que détaillés ci-après, sont opérés dans le cadre de la Réservation d’hébergement(s) proposé via son Site(s) Internet www.lesespacesrocroy.fr. Les traitements mentionnés dans la présente politique de confidentialité n’impliquent pas systématiquement des données personnelles au sens strict de la législation relative à la protection de la vie privée (loi du 6 janvier 1978 ou règlement européen RGPD).

Afin de permettre au Client d’effectuer une Réservation(s) directement auprès de l’établissement, Les Espaces Rocroy met à disposition un Moteur de réservation (Booking Engine) qui permet aux internautes de vérifier les disponibilités en fonction de multiple critères (dates, prix, catégories de chambres, etc.) et de réserver un séjour et d’autres services optionnels.

Le Moteur de réservation est un outil central dans la relation entre le client et Les Espaces Rocroy, il est donc important de préciser en premier lieu que Les Espaces Rocroy n’est pas propriétaire du Moteur de réservation, il s’agit d’une solution exploitée par un prestataire indépendant à savoir la société D-edge. En cliquant sur le bouton « Réserver » ou encore « Rechercher » mis en évidence sur le Site(s) Internet, le client est redirigé vers une page du Moteur de réservation (parfois intégrée au Site(s) Internet sous forme de « iframe »). En utilisant le Moteur de réservation vos données sont recueillies et exploitées par la société D-edge, nous vous invitons vivement à consulter préalablement leur politique de confidentialité disponible sur le lien suivant https://www.d-edge.com/fr/mentions-legales/.

Les Espaces Rocroy organise son activité dans le respect du principe de minimisation des données qui consiste à ne collecter que des données personnelles nécessaires (minimisation des données), nous vous informons lorsqu’une collecte n’est pas strictement nécessaire.

Définitions

Les termes définis dans la présente Politique de Confidentialité viennent compléter ou préciser les termes définis dans les Conditions Générales.

Moteur de réservation : Solution logicielle permettant aux clients d’effectuer une Réservation(s) en ligne directement auprès de l’établissement, en fonction des disponibilités de chambres (vérifiées en temps réel) et d’une multitudes de critères (exemple : prix, dates, types de chambre).

Site(s) Internet : les sites dont le nom de domaine appartient à Les Espaces Rocroy proposant la Réservation d’hébergement(s) de l’établissement.

Hébergement(s) et services connexes : les chambres, salles de réunions et différents services et produits, principaux et connexes, que l’Utilisateur(s) peut commander, acheter, louer, réserver ou consommer auprès de Les Espaces Rocroy.

Réservation d’hébergement(s) : La commande, l’achat, le paiement ou de réservation en ligne des différents produits et services proposés sur le Moteur de réservation.

Réservation(s) : la commande, d’un Service ou Produit, disponible et finalisée sur la Moteur de réservation.

Utilisateur(s) : Toute personne utilisant un Site(s) Internet ou le Moteur de réservation.

Destinataire(s) : Toute personne physique ou morale qui reçoit des données à caractère personnel de la part de Les Espaces Rocroy, il peut s’agir des employés de Les Espaces Rocroy mais également des entités externes (par exemple: partenaires, établissement bancaire, etc.).

Données à caractère personnel ou Données personnelles : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Finalité(s) : Objectifs principaux assignés au traitement et aux fonctions substantielles mises en œuvre.

Personne concernée : les Utilisateur(s) ou les Clients dont les Données à caractère personnel sont collectées et intégrées dans le Traitement de données à caractère personnel de Les Espaces Rocroy.

Responsable de traitement : la société Les Espaces Rocroy est l’entité responsable du traitement des données personnelles pour les activités de traitements répertoriés dans la présente politique de confidentialité et effectués dans le cadre des Réservation d’hébergement(s) proposés via la Moteur de réservation et sur ses Site(s) Internet, sauf indication contraire ou complémentaire explicite.

Sous-traitant : désigne toute personne physique ou morale qui traite des Données à caractère personnel pour le compte de Les Espaces Rocroy.

Traitement de Données Personnelles : Toute opération ou ensemble d’opérations portant sur des Données à caractère personnel, quel que soit le procédé utilisé telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction

Transparence et information détaillée

En premier lieu, la transparence consiste à vous rappeler les informations auxquelles vous êtes en droit d’accéder concernant les activités de traitement. Ainsi, dans le cas où vous estimez qu’une information manque ou n’est pas suffisamment claire dans la présente politique de données, nous vous invitons à contacter notre DPO qui s’efforcera de répondre à vos questions.

Les informations relatives aux activités de traitement de vos données personnelles que nous vous partageons :

L’identité et les coordonnées du responsable du traitement.
Les coordonnées du délégué à la protection des données.
Les destinataires ou les catégories de destinataires.
Le cas échéant, les intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers.
Le cas échéant, le fait que le responsable du traitement a l’intention d’effectuer un transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale.
La durée de conservation des données.
L’existence du droit de demander au responsable du traitement l’accès aux données à caractère personnel, la rectification ou l’effacement de celles-ci, ou une limitation du traitement relatif à la personne concernée, ou du droit de s’opposer au traitement et du droit à la portabilité des données.
Le cas échéant, l’existence du droit de retirer son consentement à tout moment.
Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.
Des informations sur la question de savoir si l’exigence de fourniture de données à caractère personnel a un caractère réglementaire ou contractuel ou si elle conditionne la conclusion d’un contrat et si la personne concernée est tenue de fournir les données à caractère personnel, ainsi que sur les conséquences éventuelles de la non-fourniture de ces données.
L’existence d’une prise de décision automatisée, y compris un profilage.
Informations au sujet de tout traitement ultérieur des données à caractère personnel pour une finalité.
Le responsable du traitement et les objectifs du recueil de ces données (finalités).
La base juridique du traitement de données.
Le caractère obligatoire ou facultatif du recueil des données pour la gestion de votre demande et le rappel des catégories de données traitées.
La source des données (lorsque d’autres données que celles fournies via le service en ligne sont utilisées pour le traitement de votre demande).
Les catégories de personnes concernées.
Les destinataires des données (uniquement notre société en principe, sauf précision lorsqu’une transmission à un tiers est nécessaire).
La durée de conservation des données.
Les mesures de sécurité (description générale).
L’existence éventuelle de transferts de données hors de l’Union européenne ou de prises de décision automatisées.
Vos droits et la façon de les exercer.

Sources de données

Personnes concernées

La Réservation d’hébergement(s) proposée par Les Espaces Rocroy implique de votre part la communication de certaines informations afin de vous permettre d’effectuer une Réservation(s). L’ensemble des données personnelles nous sont alors généralement fournies par vous-même, personne concernée par le traitement. Vous pouvez également partager certaines informations de votre propre volonté afin de profiter d’une meilleure qualité de service lors du Hébergement(s) et services connexes (ex : régime alimentaire particulier). Dans ce cas veillez à ne communiquer que les informations strictement nécessaires y compris dans des champs de texte libre (par exemple le champs « message » dans un formulaire), de même lors de vos échanges avec notre Service Clientèle, via notre formulaire de contact, notre messagerie ou toutes autres solutions que nous utilisons, réseaux sociaux ou fournisseurs spécialisés.

Autres Utilisateur(s)

Par souci du respect du principe de minimisation du traitement des données personnelles, le courriel des personnes qui vous accompagnent n’est pas requis lors de la Réservation(s), Les Espaces Rocroy ne peut donc entrer directement en contact avec les accompagnants. Par conséquent, nous vous demandons de vous assurer de l’exactitude des données les concernant que vous seriez amené à nous partager, puis de partager avec ces personnes, à la première occasion, le lien vers la présente page de politique de confidentialité, afin de les informer sur le traitement de leurs données et leurs droits.

Automatiquement

En naviguant sur notre Site(s) Internet ou en utilisant la Moteur de réservation, certaines informations vous concernant sont collectées automatiquement.

Accessible au public

Pour les Clients ou Partenaires professionnels, certaines données légales accessibles au public concernant la personne morale pour laquelle ils agissent peuvent être fournies par des partenaires spécialisés.

Partenaires

Partenaires commerciaux.

Fournisseurs

La Réservation d’hébergement(s) implique de recourir à des fournisseurs de services externes tels que pour le Moteur de réservation. Dans certaines situations ces fournisseurs peuvent être amenés à nous transmettre certaines informations vous concernant, principalement afin de finaliser une Réservation(s).

Activités de traitement

Les finalités des traitements que nous opérons sont fondées sur les bases légales suivantes prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD): votre consentement (que vous pouvez retirer à tout moment), le respect d’une obligation contractuelle ou précontractuelle, une obligation légale, un intérêt légitime.

Réservation(s) via le moteur de recherche

Finalité

Permettre à l’Utilisateur(s) d’effectuer des recherches afin de finaliser puis gérer ses Réservation(s) en ligne de la façon la plus fluide et confortable possible. En clair, cela implique toute communication relative à votre Réservation(s) (réservation, confirmation, rappel, facturation, modification).

Finalité(s) ultérieures : Propositions de services étroitement liés à la Réservation(s) de Hébergement(s) et services connexes (ex : propositions complémentaires, offre à date anniversaire).

Base légale

6.1.b – le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci.

Exigence de fourniture de données

La Réservation(s) ne peut pas être finalisée si les données requises ne sont pas communiquées par l’Utilisateur(s).

Catégories de données susceptibles d’être traitées

Réservation – Informations client : Titre, Prénom, Nom, Courriel, Nationalité, N° de téléphone, Pays de résidence, Adresse postale (facultatif), Age (pour enfant)
Réservation – Informations accompagnant (facultatif): Titre, Prénom, Nom, Age (pour enfant)
Réservation – Informations contact : Courriel, N° de téléphone

Le paiement est effectué par l’Utilisateur(s) directement sur la passerelle de paiement du Moteur de réservation de notre prestataire D-edge, Les Espaces Rocroy n’intervient pas dans le traitement de vos données lié au paiement (Paiement – Carte de Crédit : Nom du titulaire, N° de carte, Date d’expiration, CVC/CVV), nous vous invitons à consulter la politique de confidentialité à la page suivante (https://www.d-edge.com/fr/mentions-legales/).

Durée de conservation

5 ans à compter de la dernière Réservation(s).

Service clientèle

Finalité

Le Service Clientèle a pour objectif de vous assister lors de votre Réservation(s) et chaque fois que vous nous sollicitez pour toute autre raison connexe relative à votre Réservation(s) (modifications, réclamations, demande spéciales, etc.).

Base légale

6.1.a – la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques.

Exigence de fourniture de données

Les Espaces Rocroy ne peut assurer le support clientèle si les données requises, en fonction de la requête, ne sont pas communiquées.

Catégories de données susceptibles d’être traitées

Réservation – Informations client : Titre, Prénom, Nom, Courriel, Nationalité, N° de téléphone, Pays de résidence, Adresse postale (facultatif), Age (pour enfant)
Réservation – Informations contact : Courriel, N° de téléphone

Durée de conservation

5 ans à compter de votre dernière demande d’assistance.

Communication

Finalité

Les équipes de Les Espaces Rocroy peuvent utiliser les coordonnées que vous avez fournies afin de vous contacter (via email, sms, chat, téléphone, courrier postal, etc.), de leur propre initiative ou en réponse aux actions ou sollicitations de vous-même ou du Fournisseur(s) d’hébergement. Par exemple si vous avez commencé votre Réservation(s) en ligne mais ne l’avez pas terminée nos équipes peuvent vous proposer leur aide pour la finaliser, pour vous inviter à laisser un commentaire sur Les Espaces Rocroy, pour vous envoyer des informations relatives à vos Réservation(s), pour vérifier un comportement inapproprié.

Base légale

6.1.f – le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement […], à moins que ne prévalent les intérêts [… ] de la personne concernée […] notamment lorsque la personne concernée est un enfant.

Durée de conservation

5 ans à compter de notre dernière communication.

Comptabilité et fiscalité

Finalité

Nous conservons les factures et autres documents obligatoires dans le cadre de vos Réservation(s), pouvant inclure des données personnelles vous concernant, afin de répondre à nos obligations relatives à la comptabilité générale et à la fiscalité.

Base légale

6.1.c – le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis.

Catégories de données susceptibles d’être traitées

Réservation – Informations client : Titre, Prénom, Nom, Courriel, Nationalité, N° de téléphone, Pays de résidence, Adresse postale (facultatif), Age (pour enfant)

Durée de conservation

10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable en cours.

Sécurité et prévention

Finalité

Assurer la sécurité des données des Utilisateur(s) est une préoccupation prioritaire pour Les Espaces Rocroy, cela implique notamment de détecter et prévenir tout événement suspect sur l’ensemble des Site(s) Internet .

Base légale

Catégories de données susceptibles d’être traitées

Navigation : Type de support (ordinateur, mobile, tablette, etc.), Format d’affichage, Adresse IP, Navigateur, Langue, Horodatage de connexion, Tunnel de conversion, URL référent
Journalisation : Activités des utilisateurs, Identifiants, Horodatage des connexions, Adresse IP

Durée de conservation

6 mois à compter de la dernière activité.

Partage des données

Les Espaces Rocroy peut être amené à partager vos données avec des tiers, dans la limite de ce qui est nécessaire pour réaliser les finalités de chaque traitement.

Avec nos conseillers

Nous sommes amenés à partager, dans certains cas, certaines données personnelles strictement nécessaires vous concernant avec nos conseillers (internes ou externes). Il peut s’agir par exemple de cabinets d’avocats (eux-mêmes soumis à une obligation de confidentialité) en cas de gestion de contentieux ou pour simplement répondre à une réclamation.

Avec les autorités

Nous sommes amenés à partager, dans certains cas, certaines données personnelles strictement nécessaires vous concernant avec certaines autorités lorsque la loi ou toute autre obligation légale l’exige de notre part, ou encore pour défendre nos droits.

Conservation et transfert des données

Nous avons choisi de conserver la majorité des données chez des prestataires dont les serveurs sont localisés en France et Suisse et qui assurent un niveau de sécurité des données parmi les plus élevés du marché.

L’hébergement de nos Site(s) Internet ainsi que l’optimisation et la sécurité des bases de données sont assurés par notre sous-traitant Planethoster (4416 Louis-B. Mayer Laval, Quebec Canada H7P 0G1, (+1 ) 855 774 4678), nous contrôlons les principaux paramètres de la plateforme y compris le choix de localisation des données dans des datacenters situés en France et Suisse :

Nous vous invitons à consulter la politique de protection des données de Planethoster (https://www.planethoster.com/fr/Politique-Vie-Privee) pour de plus amples détails sur les mesures de sécurité mises en œuvre et la documentation relative à la conformité.

Nous sommes amenés à transférer les données en dehors de l’Union européenne, soit sur la base d’une décision dite d’adéquation du pays du destinataire, soit sur la base de garanties appropriées mises en œuvre par le destinataire.

Pour chaque traitement les données sont conservées le temps de la période nécessaire au regard de la finalité spécifique au traitement (selon la fiche prévue au registre des « activités de traitement”), à cette période initiale peut s’ajouter une période de conservation supplémentaire selon la prescription légale applicable au traitement en question pendant laquelle les données sont conservées en archive intermédiaires avec des accès restreints. Au terme des durées de conservations établies, nous supprimons les données personnelles de nos bases de données.

Mesures de sécurité

Nous accordons une vigilance particulière à la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles. Les Espaces Rocroy a instauré une politique de gestion des habilitations, il s’agit d’une mesure organisationnelle de sécurité visant à encadrer les accès aux systèmes d’information par l’ensemble de nos équipes (employés et prestataires). Cette mesure contribue à renforcer la protection de vos données personnelles contre tout accès illégitime, afin de préserver leur confidentialité et intégrité.

Nous avons mis en place toute une série de mesures techniques (exemple: pseudonymisation, anonymisation, pare-feu, sauvegardes de base de données) afin d’assurer la disponibilité de vos données.

Données personnelles relatives aux enfants

Les Espaces Rocroy n’offre aucune possibilité d’effectuer une Réservation d’hébergement(s) aux personnes âgées de moins de 18 ans, ces jeunes personnes ne peuvent effectuer de Réservation(s). L’Utilisateur(s) doit être âgé(e) de 18 ans révolus pour accéder aux Réservation d’hébergement(s) de Les Espaces Rocroy. Les Espaces Rocroy peut-être amené à traiter des données personnelles d’enfants uniquement lorsque celles-ci ont été transmises par, ou encore avec le consentement de, l’un des parents (ou tuteurs légaux).

Exercer vos droits

Les personnes concernées ont le droit de demander au responsable du traitement l’accès aux données à caractère personnel, la rectification (complétées, clarifiées, mises à jour) ou l’effacement de celles-ci, ou une limitation du traitement relatif à la personne concernée, ou du droit de s’opposer au traitement et du droit à la portabilité des données (dans le cadre des conditions fixées par la réglementation).

La protection de vos données personnelles est une priorité, afin de faciliter l’exercice de vos droits, nous avons mis plusieurs moyens à votre disposition plusieurs moyens de correspondance, vous pouvez ainsi:

Contacter notre délégué à la protection des données à l’adresse courriel suivante: dpo@dfc.com.
Nous écrire un message à l’adresse courriel suivante: dpo@dfc.com.
Nous adresser un courrier à l’adresse postale suivante: Les Espaces Rocroy, 13, rue de Rocroy – 75010 Paris.
Nous contacter via le formulaire disponible sur le site internet: https://lesespacesrocroy.fr/exercer-vos-droits/.

Lors de votre demande nous vous indiquerons s’il est nécessaire de joindre des documents permettant de confirmer votre identité (votre pièce d’identité par exemple).

Introduire une réclamation

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, l’autorité de contrôle en France est la CNIL.

Adresse postale: CNIL – 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07, France
Téléphone: +33 (0)1 53 73 22 22
Déposer une plainte en ligne sur le lien suivant: CNIL (service des plaintes)

Généralités

La version en langue Française de la présente politique de confidentialité prévaudra à tous égards et prévaudra en cas d’incohérences avec les versions traduites, le cas échéant. Toutes les autres versions linguistiques de la présente politique de confidentialité sont fournies uniquement à des fins de commodité.

The French language version of this privacy policy shall be controlling in all respects and shall prevail in case of any inconsistencies with translated versions, if any. Any other language versions of this privacy policy are provided for convenience only.